Kasy i urządzenia fiskalne

Kasy ECR ( Electronic Cash Register), czyli kasy elektroniczne to zintegrowane urządzenia elektroniczne gotowe do natychmiastowego użycia po zakupie. Kasy typu ECR są nierozbieralne i mają bardzo ograniczone możliwości rozbudowy. Dlatego też trzeba dokładnie dobrać model do swoich potrzeb, bowiem po fiskalizacji nie ma możliwości np. rozbudowy pamięci kasy. Kasy ECR dysponują zazwyczaj od 1 do 8 MB pamięci RAM. Taka ilość pozwala przechowywać informacje statystyczne z jednego okresu, na przykład sumę sprzedaży od rozpoczęcia zmiany, sumę sprzedaży od ostatniego raportu itp. Niektóre kasy systemowe mają możliwość pamiętania pozycji na paragonach. Oczywiście ilość pamiętanych pozycji jest ograniczona pamięcią urządzenia i zazwyczaj wynosi kilka tysięcy pozycji. Bufor pozycji paragonowych jest buforem kołowym, czyli po wyczerpaniu wszystkich wolnych miejsc w buforze, nadpisaniu ulegają najstarsze pozycje.

Na czym polega fiskalizacja kasy? Otóż, gdy kupujemy nową kasę fiskalną, to ma ona włączony tryb szkoleniowy. Tryb ten pozwala na wyszkolenie pracowników w zakresie obsługi tej kasy. Można dokonywać na niej sprzedaży ( próbnej), moduł fiskalny nie jest aktywny, więc raporty dobowe nie są w nim zapisywane. Ot tych próbnych transakcji nie musimy oczywiście odprowadzać podatku. Fiskalizacja polega, więc na aktywowaniu modułu fiskalnego, a polega to na wprowadzeniu do niego numeru NIP podatnika. Od tej pory raporty dobowe są już zapisywane i trzeba odprowadzać podatek od transakcji. Kasa pracuje w trybie fiskalnym. Każda kasa fiskalna, którą używamy w sklepie, musi posiadać homologację Ministerstwa Finansów. Homologacja oznacza iż kasa spełnia bardzo szczegółowe warunki konstrukcyjne. Chodzi o budowę kasy fiskalnej, funkcjonalność, moduł fiskalny, reakcja na różne sytuacje krytyczne, akumulatory kasy fiskalnej, i wiele innych. Każdy model kasy przed dopuszczeniem do sprzedaży musi przejść długotrwałe testy w Ministerstwie Finansów.

Pamięć fiskalna kasy fiskalnej to układ pamięci, którego nie da się skasować. Pamięć kasy fiskalnej często bywa nazywana modułem fiskalnym. Moduł ten służy do przechowywania raportów dobowych, i jego zawartość jest podstawą do rozliczenia się z Urzędem Skarbowym. Ponieważ tego modułu nie da się w żaden sposób rozbudować, posiada on pewne ograniczenia. Pojemność takiego układu jest stała, jednak musi wystarczyć na 5 lat działania kasy. Ani użytkownicy, ani serwisanci nie mają dostępu do modułu fiskalnego. Jest on najczęściej na stałe przytwierdzony do ściany kasy fiskalnej i zalany specjalną żywicą. Zwykłemu użytkownikowi czy też serwisantowi nie wolno nawet otworzyć obudowy, ponieważ jest ona zaplombowana. Otwarcia obudowy może dokonać tylko specjalnie uprawniony serwis, posiadający uprawnienia wydane przez producenta kasy fiskalnej. Kontrola Urzędu Skarbowego szczególnie sprawdza zawartość modułu fiskalnego, stan plomb, oraz wpisy w książeczce serwisowej. Każda kasa fiskalna musi przechodzić przeglądy serwisowe.

Jakie drukarki są wykorzystywane przez kasy fiskalne? Zacznijmy od tego, iż każda kasa fiskalna dwa paragony, oryginał oraz kopię. Oryginał otrzymuje klient, natomiast kopie zachowuje się na rolce do archiwum. Kasa może mieć jeden z dwóch typów drukarek fiskalnych. Starszy, coraz rzadziej używany typ to drukarka igłowa, lub nowszy typ, czyli drukarka termiczna. Drukarka igłowa jest przede wszystkim głośna oraz powolna, ale jej zaletą jest duża trwałość druku, co ma duże znaczenie w przypadku przechowywania paragonów. Pamiętajmy, że rolki z kopiami paragonów trzeba przechowywać przez 5 lat. Drukarki termiczne są dokładnym przeciwieństwem drukarek igłowych, są szybkie i ciche, natomiast trwałość wydruku pozostawia wiele do życzenia. Aby wydłużyć okres czytelności wydruku, należy przechowywać rolki z archiwalnymi paragonami w suchym i chłodnym środowisku. Może to być problemem w małych sklepach z niewielkim budżetem, ponieważ takie pojemniki są dość drogie.

Zacznijmy od tego, co to w ogóle jest kasa fiskalna i do czego służy. A więc kasa fiskalna jest to urządzenie służące do rejestrowania obrotu, oraz kwot podatku należnego ze sprzedaży detalicznej. Używanie kasy fiskalnej jest obowiązkowe w przypadku przekroczenia pewnej granicznej wartości dochodów. Wartość tą określa Ministerstwo Finansów. Są pewne wyjątki od tej reguły, mianowicie sprzedaż niektórych towarów, takich jak alkohol, papierosy, podlega obowiązkowej rejestracji za pomocą kasy fiskalnej, bez względu na wartość obrotu.

Cechą charakterystyczną obsługi kasy fiskalnej są tzw. dobowe raporty fiskalne. Jak sama nazwa wskazuje, wykonuje się je raz na dobę. Przy wykonywaniu tego raportu, całodzienny obrót zostaje trwale zapisany do pamięci kasy fiskalnej, z podziałem na odpowiednie stawki Podatku od Towarów i Usług. Podatek ten jest znany pod nazwą VAT czyli Value Added Tax.  Kasy posiadają w swojej pamięci dane o wszystkich towarach oferowanych w sklepie. Dane te zawierają kod towaru, nazwę, cenę i stawkę VAT. Jeśli interesują cię drukarki fiskalne na tej stronie znajdziesz więcej informacji.

Prowadzenie jednoosobowej firmy tylko teoretycznie jest łatwe. O ile zdecydowana większość przedsiębiorców doskonale radzi sobie z przedmiotem własnej działalności (bo po cóż zakładaliby firmę) o tyle trudność sprawiają czynności związane z bardzo szeroko rozumianą obsługą firmy.

Pilnowanie płatności (zarówno wychodzących, opłat, jak i tych przyjemniejszych wpływów), ZUS, podatki… Nawet w niewielkiej działalności pochłaniają one masę czasu. Niektóre przepisy, a raczej nie wywiązanie się z obowiązków przez nie nałożonych może zaowocować nieprzyjemnymi konsekwencjami.

Podstawową tematyką tego poradnika są kasy fiskalne, nieznajomość przepisów z nimi związanych również może skutkować karami. Dlatego zachęcamy do zapoznania się z kolejnymi artykułami dotyczącymi kas fiskalnych